1. Qui traite vos renseignements ?
Orkivex est une marque exploitée par Transport Burakway Inc., NEQ 1181700544. Notre adresse de correspondance est 40, rue Francheville, Québec (Québec) G1E 5Z9, Canada.
Vous pouvez écrire à contact@orkivex.com. La direction assume la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels.
Cette politique porte sur la consultation du site, les demandes d’appel découverte et leur suivi. Les traitements réalisés dans le cadre d’un projet client font l’objet de dispositions propres à ce projet.
2. Les renseignements recueillis
Évitez d’inclure des renseignements sensibles, des secrets d’affaires ou des données personnelles de vos clients et employés dans le champ libre. Un exemple général de votre processus suffit.
- Formulaire : nom complet, courriel, entreprise et description du défi que vous souhaitez nous présenter. Le téléphone est facultatif.
- Échanges et réservation : renseignements que vous fournissez dans vos courriels et lors du choix d’un créneau Google Agenda.
- Fonctionnement : langue du formulaire, date de soumission et référence technique associée à l’état d’envoi.
- Hébergement et sécurité : des données techniques, comme l’adresse IP, la date d’accès et les requêtes, peuvent être traitées par les services d’hébergement.
3. Pourquoi nous les utilisons
Vos renseignements servent à comprendre votre demande, préparer l’appel, vous répondre et organiser le suivi du projet que vous nous présentez. Les données techniques servent au fonctionnement, à la sécurité et à la prévention des envois en double.
La direction traite les demandes. La soumission du formulaire ne vous inscrit pas à une infolettre ni à une campagne promotionnelle.
4. Vos choix avant la transmission
Vous choisissez de nous transmettre les renseignements nécessaires pour traiter votre demande. Vous pouvez laisser le téléphone vide. Si vous ne souhaitez pas utiliser le formulaire, vous pouvez nous contacter par courriel ; les renseignements communiqués dans cet échange seront alors traités pour vous répondre.
Avant l’envoi, le formulaire présente la finalité de la collecte et un lien vers cette politique. Vous pouvez retirer votre consentement à un traitement fondé sur celui-ci en nous écrivant. Nous vous expliquerons les conséquences sur le suivi demandé et les éventuelles obligations de conservation.
5. Conservation et suppression
La règle retenue pour les demandes de prospects sans suite est une conservation de six mois après le dernier échange. La direction effectue une revue mensuelle des courriels et des rendez-vous associés pour gérer leur suppression. Les dossiers devenus clients sont distingués des demandes sans suite.
Une obligation légale, un litige ou une autre justification applicable peut nécessiter de conserver certains éléments plus longtemps. Leur accès et leur utilisation restent limités à cette justification.
Le script conserve seulement la référence, la date et l’état d’envoi pour limiter les doublons. Une référence âgée de plus de 24 heures est supprimée lors d’un traitement ultérieur. Ce mécanisme ne supprime pas les courriels ou les rendez-vous. Les journaux et copies techniques des fournisseurs suivent les paramètres et règles applicables à leurs services.
6. Protection des renseignements
Le formulaire utilise une connexion HTTPS. L’envoi vers le script Google est protégé par un secret conservé côté serveur, et les entrées sont validées avant transmission. Les renseignements ne sont pas conservés dans une base de prospects du site.
La direction gère les accès à la messagerie et au calendrier, limite les accès autorisés et examine les problèmes de confidentialité qui lui sont signalés.
8. Gouvernance et plaintes
La direction est responsable de l’encadrement des accès, de la conservation et de la suppression, ainsi que du traitement des demandes concernant les renseignements personnels. Les personnes autorisées utilisent les renseignements pour les tâches liées à votre demande.
Pour signaler un problème ou déposer une plainte, écrivez à contact@orkivex.com avec les faits et les renseignements nécessaires à son examen. La direction accuse réception, vérifie la situation et vous communique la suite donnée. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire avant de communiquer des renseignements.
Les incidents sont examinés par la direction afin de limiter leurs conséquences, consigner les faits et effectuer les avis exigés lorsque les conditions légales sont réunies.
9. Accès, rectification et autres demandes
Écrivez à contact@orkivex.com pour demander l’accès à vos renseignements, leur rectification ou mise à jour, leur suppression lorsque les conditions le permettent, ou leur communication dans un format structuré lorsque le droit à la portabilité s’applique.
Les demandes d’accès et de rectification sont traitées avec diligence et dans le délai légal applicable de 30 jours à compter de leur réception. Si une demande est refusée ou limitée, les motifs et les recours applicables vous sont expliqués.
Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec selon les recours prévus par la loi.
10. Mise à jour de cette politique
Les dates indiquées sur cette page permettent d’identifier la version applicable. Toute modification importante des pratiques sera expliquée et, lorsqu’il est requis, un nouveau consentement sera demandé avant le nouveau traitement.